Pomen proračunskega nadzora
Proračunski nadzor je znan kot določanje določenega proračuna s strani poslovodstva, da bi ugotovili razlike med dejansko uspešnostjo in predvideno uspešnostjo podjetja, prav tako pa pomaga vodjem pri uporabi teh proračunov za spremljanje in nadzor različnih stroškov v določenem obračunskem obdobju.
Gre za postopek načrtovanja in nadzora vseh funkcij organizacije s primerjavo in analizo predvidenih številk do dejanskih rezultatov. S primerjavo predvidenih številk z dejanskimi rezultati opredeli področja, ki jih je treba izboljšati in kjer je izvedljivo znižanje stroškov ali pa jih je treba revidirati.
Vrste proračunskega nadzora
Organizacija lahko izvaja različne vrste nadzora -
# 1 - Operativni nadzor
Zajema prihodke in operativne stroške, ki so bistveni za vsakodnevno poslovanje. Dejanske številke in proračun se v večini primerov primerjajo mesečno. Pomaga pri doseganju nadzora nad EBITDA - Dobiček pred amortizacijo in amortizacijo davkov na obresti.
# 2 - Nadzor denarnega toka
To je pomemben proračun, ki ohranja nadzor nad potrebami po obratnem kapitalu in upravljanju denarnih sredstev. Denarna hrupa bi lahko škodovala vsakodnevnem delovanju, zato je to pomemben vidik.
# 3 - Nadzor kapice
Zajema kapitalske izdatke, na primer nakup strojev ali gradnjo stavbe. Ker gre za ogromno denarja, nadzor tukaj pomaga pri odstranjevanju odpadkov in zmanjšanju stroškov.
Kako se pripravlja proračun?
Proračun je pripravljen na podlagi predhodnih stroškov in upošteva vse predvidljive stroške, ki se bodo zagotovo pojavili. Dandanes v računalniškem okolju, kjer so računovodski izkazi pripravljeni v excel listih. Možnost izbire četrtletnega ali letnega povprečja je.
Na primer - če želimo pripraviti proračun za julij 2019 na podlagi rezultatov v drugem četrtletju, bo videti tako -
Tu je julijska proračunska formula = (april + maj + junij) / 3, tj. Povprečje aprila, maja in junija.
V zgornji tabeli na podlagi dejanskih rezultatov v aprilu, maju in juniju pričakujemo prodajo 6.250 ameriških dolarjev, čisti dobiček pa 383 ameriških dolarjev za julij.
Zdaj pa predpostavimo, da smo dobili dejanske rezultate za julij in jih primerjamo z julijskim proračunom, da dobimo razliko -
V tem primeru je dejanska prodaja za julij presegla proračun za 150 USD. Zdaj je to lahko zato, ker je bilo prodanih več količin ali pa se je prodajna cena na enoto nekoliko povečala. Če je prodajna cena na enoto v juliju ostala nespremenjena, to pomeni, da je prodajna skupina poslovala bolje od povprečja in je razlog za to povečanje prodaje.
Nadaljnja analiza bo pokazala, za katero regijo in kateri izdelek se je prodaja povečala. Na enak način so se operativni stroški zvišali za 33 dolarjev, kar bi lahko bilo posledica povečanih stroškov katerega koli vhodnega materiala ali pa bi se zgodilo zaradi dodatne prodaje.
Prednosti in slabosti proračunskega nadzora
Prednosti
- Učinkovito orodje za merjenje uspešnosti oddelkov, posameznih in stroškovnih mest;
- Opredelitev področij za zmanjšanje in izboljšanje učinkovitosti;
- Povečana učinkovitost in zmanjšanje stroškov ima za posledico maksimiranje dobička;
- Pomaga tudi pri uvajanju in spodbujevalnih shemah, ki temeljijo na uspešnosti.
- Zmanjšanje stroškov je vedno glavni cilj.
- Izboljša usklajevanje med oddelki, saj so rezultati in stroški medsebojno povezani.
- Omogoča vpogled v poglobljeno analizo in morebitne korektivne ukrepe.
- Koristno pri doseganju dolgoročnega cilja organizacije.
Slabosti
- Predvidene številke pogosto potrebujejo revizijo, saj je napoved v prihodnosti težavna
- Postopek, ki traja dolgo in drago, potrebujejo ljudje in sredstva Procesi proračunskega nadzora
- Ta postopek včasih zahteva usklajevanje med različnimi oddelki, kar je težka naloga
- Ta postopek zahteva odobritev in podporo najvišjega vodstva
- Vedna primerjava dejanskih dejanskih vrednosti s proračunom škoduje motivaciji zaposlenih
Omejitve
- Prihodnost je nepredvidljiva, zato proračun organizacije vedno ne zagotavlja mirne prihodnosti
- Večinoma uporaba preteklih zabeleženih številk
- Ne upošteva demografskih podatkov in številnih drugih ekonomskih dejavnikov
- Vladne politike in davčne reforme niso vedno predvidljive
- Naravni dogodki, kot so dež, monsun, suša in drugi neobvladljivi dejavniki, vplivajo na dejansko uspešnost organizacije, ki je ni mogoče šteti za proračun
Pomembne točke, ki jih je treba upoštevati
- Vsi predvidljivi prihodki ali odhodki, ki niso bili prej vključeni, bi morali biti vključeni v proračun.
- Nadzorne funkcije ne bi smele biti skrajne narave, da bi osebje pritiskale, če je, potem je potrebna sprememba.
- Standarde je treba redno revidirati.
- O vsaki spremembi je treba takoj ali vnaprej obvestiti vse zainteresirane strani.
- Sprememba proizvodnje, prodaje ali katere koli funkcije znotraj organizacije bo vplivala na nadzorne funkcije.
- Osnova za razporeditev stroškov postane pomembna pri analizi na mikro ravni, zato jo je treba, če se spremeni osnova za razporeditev stroškov, v celoti analizirati, preden jo postavimo.
Zaključek
Proračunski nadzor je zelo pomemben vidik vsakodnevnih dejavnosti in dolgoročnih perspektiv organizacije. Če je skrbno nameščen, ne pomaga le pri nadzoru stroškov, temveč tudi pri izboljšanju učinkovitosti. Obstajajo še druge stvari, kot so običajni stroški, ki so prav tako del tega.
Tu lahko izračunamo odstopanja stroškov, učinkovitosti, donosa ali mešanice itd. Torej ugotovi natančen razlog za kakršno koli odstopanje, če primerjamo enoobdobje z drugo. Ker si organizacije v današnjem ostrem tekmovanju vedno prizadevajo za odličnost in najboljše prakse, proračunski nadzor pa pomaga pri prepoznavanju in doseganju teh politik in praks.
Ugotovi, ali obstaja kakšna težava ali možnost izboljšanja pri nabavi vhodnega materiala, želeni izhod iz materiala, kakršna koli težava pri obdelavi ali administracija prodajne ekipe. Za popolno razumevanje poslovnih funkcij in analizo temeljnih vzrokov različnih rezultatov je proračunski nadzor pomembno orodje strank, povezanih z organizacijo.