Nakupni dnevniki (opredelitev, primer) | Kaj je Nabavni dnevnik?

Kaj so nabavne revije?

Nakupne revije so posebne revije, ki jih organizacija uporablja za spremljanje vseh nakupov kreditov. Znana je tudi kot Nakupna knjiga ali Nakupna knjiga. Medtem ko so kreditne transakcije zabeležene v Nabavni knjigi, se nakupi gotovine vpišejo v splošno revijo. Omeniti velja, da se v takšnih revijah beleži samo kreditni nakup blaga in so izključeni vsi kapitalski izdatki.

Večina organizacij ima ločen oddelek za nabavo, ki skrbi za celoten postopek nakupa, ki je identifikacija zahtevanega blaga, razvrščanje, povpraševanje po ponudbi, oddaja naročila in potrditev prejema blaga, ki se ujema z želenim opisom.

Sestavni deli vnosa v nabavni dnevnik

# 1 - Dve zabavi

Pri vsakem nakupu sta dve stranki, kupec in prodajalec. Obe strani se strinjata s ceno, ki jo kupec plača za blago ali storitve. Ta nabavna cena je znesek transakcije za vse nabavne revije. Oseba ali organizacija, pri kateri je bil opravljen nakup, se imenuje dobavitelj in ko bo nakup na kredit, bo dobavitelj do trenutka plačila prikazan kot upnik v bilanci stanja.

# 2 - Nakup kredita

Organizacija pridobi različno blago in storitve od več dobaviteljev. Ko je dobro kupljeno na kredit, je objavljen naslednji vnos v reviji - Recimo, da je X Ltd. od Y Ltd. kupil blago v vrednosti 500 USD -

Ko je plačilo izvedeno -

# 3 - Račun

Račun je dokument, ki ga prodajalec izda kupcu. To je podroben dokument. Vsebuje datum računa, ime in naslov dobavitelja, ime organizacije, ki ji je račun zaračunan, naslov in ime organizacije, kamor je blago odposlano, količino in opis blaga, način plačila, ki ga potrebuje dobavitelj, valuto računa, davki itd. Račun je pomemben dokument, ki je izdaja skupaj z blagom, in ko pride do kupca, bo kupec dobavljeno blago ujemal z oddanim naročilnim nalogom.

 # 4 - Oddelek za nabavo

Večina organizacij ima ločen oddelek za nabavo, ki je odgovoren za nabavo blaga. Torej, kadar katera koli oseba ali oddelek potrebuje kakršno koli blago, mora poslati zahtevo oddelku za nabavo, če je blago že na voljo na zalogi ali v skladišču, bo nabavni oddelek blago izdal. Če blaga ni na voljo, bo nabavna skupina identificirala dobavitelja, ki je specializiran za potrebno blago, in bo oddal naročilo. Ko bo naročilo prispelo, bodo preverili, ali ustreza zahtevanemu opisu, količina pa ustreza zahtevanemu. Ko nabavni oddelek potrdi, da je bilo blago prejeto, račun preide na račune za plačilo.

 # 5 - dobropis

V primeru, da se dobavljeno blago ne ujema z opisom, ima težave s kakovostjo ali škodo in ga mora kupec vrniti dobavitelju. Nato bo dobavitelj izdal dokument z imenom Dobropis, ki bo v prihodnosti prilagojen plačilom blaga. Recimo, da je X Ltd. vrnil dobro v vrednosti 1.000 USD, Y Ltd. pa je za to vrednost izdal dobropis. Naslednjič, ko bo X Ltd. kupil 5000 USD, bo moral plačati le 4000 USD, saj se bo 1000 USD prilagodilo dobropisu.

# 6 - Nakupna knjiga

Nabavna knjiga beleži vse nakupe kreditov na enem mestu, tam pa so navedeni podatki o dobaviteljih, številka računa, valuta, količina in drugi podatki. Stanja teh dobaviteljev iz Nabavne knjige se prenesejo v posamezne knjige, skupni znesek odhodkov pa bremeni račun odhodkov. To je ena izmed osnovnih knjig v knjigovodskem procesu, ki je bistvenega pomena pri pripravi knjigovodskih knjig, poskusnega stanja in zaključnih računov. Spodaj je vzorčna nakupna knjiga XYZ Ltd za avgust 2019. V tem primeru bodo stanja v višini 500, 1000 in 2000 dolarjev knjižena na posamezne knjige Nike, Adidas in PUMA Ltd. Prav tako bo račun za nabavo bremenjen za 3.500 USD.

Prednosti nabavnih dnevnikov

  • Podrobnosti o vseh dobaviteljih najdete na enem mestu, kar pomaga pri usklajevanju knjigovodskih računov in poskusnega stanja
  • Enostavno vzdrževanje in sledenje podatkom za analizo dobaviteljev
  • Skupni nakup kredita in vrsta nakupa sta na enem mestu
  • Bistveni dokument za nemoteno delovanje nabavne službe
  • Med revizijami ob koncu leta je iskanje številk računov, povezanih z morebitnimi dobavitelji, dostopno iz dnevnikov nakupov
  • Ena izmed slavnih in široko vzdrževanih knjig

Slabosti nabavnih dnevnikov

  • Potreben je ločen računovodja, ki stane čas in denar
  • Če je v knjigi nakupov izbran napačen račun dobavitelja, bo prišlo do napake pri pripravi poskusnega stanja in končnega računa

Zaključek

Nakupne revije so bistveni in bistveni del računovodskega procesa vsake organizacije. Če je zvočni sistem natančno uporabljen, bo pomagal pri pravočasnih nakupih, kar bo privedlo do prihranka časa in denarja. Analiza nakupa, pridobljena iz teh revij, pomaga tudi pri pogajanjih o novih pogodbah. Nakupne revije pomagajo tudi pri upravljanju upnikov, sledenju statusu vrnjenega blaga, dobropisom in posodobljenim knjigovodskim stanjem dobaviteljev, kar je vse potrebno za uspešno in posodobljeno poslovanje podjetja. Pomaga tudi pri olajševanju revizije z zagotavljanjem podatkov, ki jih potrebujejo revizorji.