Zmanjšaj velikost datoteke Excel | Kako zmanjšati velikost datoteke Excel (metode 4)

Kako zmanjšati velikost datoteke Excel?

Spodaj so navedeni 4 načini za zmanjšanje velikosti datoteke delovnega zvezka excel.

  1. Shrani datoteko v binarni obliki
  2. Pretvorite nepotrebne formule v vrednosti
  3. Stisni sliko
  4. Brisanje vrtilnega predpomnilnika

Podrobno se pogovorimo o vsaki od metod -

# 1 - Shrani datoteko v binarni obliki

Velikost datoteke excel bi lahko zmanjšali s pretvorbo običajne oblike .xlsx v .xlsb, ki je binarna oblika. S tem se velikost datoteke zmanjša na najmanjšo možno velikost.

  • 1. korak - Odprite datoteko excel v obliki .xlsx.
  • 2. korak - Nato kliknite zavihek Datoteka. Na spustnem seznamu Datoteka v Excelu izberite Shrani kot v Excelu.

  • 3. korak - Zdaj izberite možnost Brskaj , nato se prikaže pogovorno okno.

  • Korak 4 - Nato vnesite ime datoteke v »Ime datoteke«, zdaj v spustnem meniju »Shrani kot vrsto« izberite .xlsb format in kliknite »Shrani«.

Ta pristop jim bo omogočil, da v datoteki excel zmanjšajo velikost preglednice.

# 2 - Pretvorite nepotrebne formule v vrednosti

Naslednji pristop, ki ga lahko uporabimo za zmanjšanje velikosti datoteke excel, je pretvorba nepotrebnih formul v vrednosti. Spodaj je seznam korakov, ki jih lahko uporabimo za razumevanje metodologije.

  • 1. korak - Odprite datoteko excel in izberite celoten delovni list ali število stolpcev, ki jih želite pretvoriti iz formul v vrednosti.
  • 2. korak - Zdaj pritisnite tipko “F5”, pojavilo se bo pojavno pogovorno okno. Nato kliknite na “Special”.

  • 3. korak - Odprlo se bo drugo pogovorno okno, kot je prikazano spodaj, nato kliknite izbirni gumb za "Formule" in kliknite V redu.

  • 4. korak - Zdaj, ko so bile izbrane vse celice, ki vsebujejo formule. Pojdite na zavihek Domov in kliknite »Prilepi«.
  • 5. korak - Zdaj izberite Vrednosti, ko se spustni meni prikaže ob kliku na »Prilepi«. Nato kliknite »Prilepi vrednosti«.

  • 6. korak - Ali pa uporabite bližnjično tipko CTRL + ALT + V , nato se prikaže pogovorno okno, kot je prikazano spodaj. Izberite izbirni gumb za »Vrednosti« in kliknite »V redu«.

To bi pretvorilo izbrane formule v vrednosti, ki bodo omogočile zmanjšanje datoteke, zmanjšanje in olajšanje preglednice.

# 3 - Stisni sliko

Naslednji pristop je uporaba stiskanja slike v datoteki excel za zmanjšanje velikosti delovnega zvezka. Ta metoda je bistvena, če imamo v delovnem zvezku ali delovnem listu preveč slik, ki vodijo do povečanja velikosti datoteke excel.

  • 1. korak - kliknite sliko, ki jo želite stisniti. Nato pojdite na zavihek »Oblika« v območju traku, kot je prikazano spodaj.

To je orodje za slike, ki se prikaže samo, ko je slika izbrana.

  • 2. korak - Na zavihku »Oblika« izberite »Stisni slike«.

  • 3. korak - Po izbiri ikone za stiskanje slike se prikaže pogovorno okno.

  • 4. korak - Možnost »Uporabi samo za to sliko« omogoča uporabniku, da stisne samo sliko, ki je bila izbrana. Če izberete to možnost, bodo stisnjene vse slike v delovnem zvezku. Izberite tudi možnost »E-pošta (96 PPI)«, kar je najmanjša velikost dokumenta za skupno rabo.
  • 5. korak - kliknite V redu in shranite delovni zvezek. To bo zmanjšalo velikost celotne datoteke excel.

# 4 - Brisanje vrtilnega predpomnilnika

Naslednji pristop bo pomagal zmanjšati velikost datoteke excel z brisanjem vrtilnega predpomnilnika med ustvarjanjem vrtilne tabele iz izvornih podatkov.

  • 1. korak - v orodjih vrtilne tabele izberite zavihek »Analiza«. Ta zavihek se prikaže samo, če je v datoteki excel izbrana vrtilna tabela.

  • 2. korak - Zdaj kliknite spustni meni vrtilnih možnosti, ki mu sledijo možnosti.

  • 3. korak - Zraven prikazanega pogovornega okna pojdite na zavihek Podatki.

  • 4. korak - Zdaj počistite potrditveno polje »Shrani izvorne podatke z datoteko«. Ta možnost ne bo ustvarila vrtilnega predpomnilnika in omogoča zmanjšanje velikosti datoteke excel.

  • 5. korak - Zdaj izberite možnost »Osveži podatke ob odprtju datoteke«, s čimer boste zagotovili, da se vrtišče osveži takoj, ko se datoteka excel odpre. Če možnost ni izbrana, je treba vrtilno tabelo ročno osvežiti, kar bi privedlo do generiranja vrtilnega predpomnilnika.

6. korak - Nato kliknite V redu. To bo zagotovilo, da se velikost datoteke excel zmanjša.

Stvari, ki si jih je treba zapomniti

  • Format datoteke XLSB se ponavadi hitreje odpira in shranjuje, vendar je treba upoštevati celo nekaj stvari, kjer datotek excel z omogočenim makro in poizvedbami ne bi smeli pretvarjati v XLSB, ker bi lahko povzročili funkcionalne napake, medtem ko delujejo kot XLSB.
  • Tudi če je velikost datoteke excel za format XLSX 5 MB do 7 MB, lahko pustite takšno, kot je, samo če se velikost datoteke XLSX poveča na dvojne ali tromestne številke v MB. Potem se lahko za datoteke excel šteje, da z uporabo katerega koli od najbolj primernih pristopov zmanjšajo velikost datoteke.
  • Obstajajo tudi drugi pristopi, na primer uporaba stisnjene mape z zadrgo, to storite tako, da z desno miškino tipko kliknete datoteko excel, pojdite na pošiljanje in nato stisnjeno stisnjeno mapo. To bo zmanjšalo velikost datoteke med skupno rabo. To lahko storite tudi tako, da izberete več datotek in nato stisnete datoteke v stisnjeno mapo.
  • Prednostne vrtilne tabele imajo pred formulami, ki se uporabljajo za povzemanje podatkov, za splošno večje nabore podatkov, kar bo manj vplivalo na velikost datoteke. Tudi če se formule uporabljajo pogosteje, spremenite način samodejnega izračuna na ročni način na zavihku formule. S tem bo datoteka odprta, spreminjanje, posodabljanje datoteke excel in veliko hitrejše zapiranje datotek.