Opredelitev knjige terjatev do obveznosti
Knjigovodska knjiga, znana tudi kot upnikova knjiga, je podrejena knjiga, ki vsebuje podrobnosti o različnih dobaviteljih ali prodajalcih podjetja skupaj z njihovimi stanji na računih, pri čemer poudarja neporavnani znesek, ki ga mora plačati podjetje.
Sledi določenim plačljivim informacijam za vsak račun, vključno z:
- Datum računa
- Številka računa
- Ime dobavitelja / prodajalca
- Količina naročila
- Znesek, ki ga je treba plačati
Stanje računa glavne knjige za terjatve do kupcev se primerja s stanjem končne knjige obveznosti, da se zagotovi ujemanje obeh računov. Takšna primerjava je del postopka zaprtja ob koncu obdobja (četrtletno / letno).
Primer knjige terjatev
Za boljše razumevanje analizirajmo spodnji primer:
Nakupne transakcije za podjetje Titan Sports Gear Company so:
- 12. marec: Kupil 20.000 dolarjev zalog blaga s pogoji 2/15 n 45, destinacija FOB od Mighty Sun Dobaviteljev
- 18. marec: Vrnjeno blago v vrednosti 3.000 USD, ki je bilo poškodovano med pošiljanjem 12. marca.
- 27. marec: plačano za blago, kupljeno 18. marca od Mighty Sun Dobaviteljev, zmanjšano za vračilo in popust.
Računovodske transakcije so bile evidentirane po metodi trajnega inventarja v naslednjih vpisih v plačilne revije:
Nabavni dnevnik
Merchandise Inventory A / C Dr …………………………………………… 20.000 USD
Terjatve do A / C …………………………………………………………… 20.000 USD
Dnevnik izplačil gotovine
Splošni vestnik
Te revije bi bile nadalje objavljene v računovodskih izkazih, kot je prikazano spodaj:
Račun prodajalca: Mighty Sun Dobavitelji
Knjiga prodajalcev / hčerinskih družb bi bila zato posodobljena za Might Sun Dobavitelje kot:
Kot lahko vidimo iz zgornjih tabel, je stanje prodajalcev za Mighty Sun Dobavitelje 0 USD (NIL) in tudi obveznosti do virov sredstev 0 USD (NIL). Ker se oba natančno ujemata, ni nujno pripraviti celotnega razporeda obveznosti. Če kateri koli znesek stanja čaka, bi bil potreben ločen načrt obveznosti.
Podobno bi bilo tudi obravnavanje terjatev.
Vendar je treba ohraniti nekaj previdnosti in doslednosti. Ta primer je samo za enega dobavitelja in en mesec. V podjetju bi lahko bilo več vnosov in več prodajalcev. Zato bi moral obstajati ustrezen mehanizem, ki ne bi imel prostora za napake, saj je sprava lahko težka naloga.
Težave pri ujemanju
Spodaj so navedeni načini, kako lahko nadzor glavne knjige izstopi iz sinhronizacije z obveznostmi:
- V eno od knjig je bil vpisan ročni vnos, noben drug zapis pa ni voden. To bo otežilo spravo.
- Knjiženje v glavni knjigi (GL) iz modula za terjatve do kupcev je bilo morda v določenem trenutku izklopljeno. To še posebej velja za računalniško snemanje vnosov.
- Naloga napotitve je bila morda prekinjena zaradi človeške napake ali izpada električne energije med opravilom. Za zunajbilančne vnose je treba upoštevati dnevnik transakcij. Če manjka celotna serija, je treba zgodovino računa primerjati s knjigo.
- Obstaja možnost, da se ob objavi uspešno izvedejo vse objave, vendar se je datoteka vmes poškodovala. Kot preventivno metodo je treba kopije datoteke hraniti v fizični ali elektronski obliki.
Prednosti knjigovodske knjige
- Ta knjiga lahko ponudi hiter posnetek trenutnega stanja ponudnikov.
- Uporaben je kot model za namene notranjega nadzora in revizije.
- Upravljavci in knjigovodje lahko primerjajo pomožno bilanco z bilanco glavne knjige za preprečevanje napak.
- Nadalje pomaga pri ločevanju nalog med zaposlenimi. Ločen uslužbenec bi posnel transakcijo in še en bi preverjal morebitne napake. Zagotovil bo učinkovitost in močan notranji nadzor.
- Te informacije lahko uporabimo za izdelavo poročila o staranju, ki bo nadalje prikazovalo ime prodajalca s posameznimi opomini. Poudarja tudi neporavnani znesek za vsak račun, ki je bil neplačan. Poudarjene bi bile tudi spremembe v denarnem toku.
- Poleg tega lahko, če se število zapoznelih računov poveča, lahko to izpostavi težave z izterjavami terjatev. Poudarja, da si stranke plačujejo dlje kot običajno, kar lahko zahteva takojšnjo pozornost.
Zaključek
Obstoj knjige plačilnih računov ni obvezen, vendar je boljši za vodenje poslovnih knjig čisto in urejeno. Takšne knjige pomagajo pri evidentiranju terjatev in plačil več let. Je kritično orodje tudi med revizijskim postopkom in ga je mogoče uspešno povezati v primeru preiskovanja posameznih vnosov.
Pooblaščeni računovodje ali posamezniki s poklicnim znanjem lahko opravljajo takšne naloge, kar majhnim pisarnam in prodajalcem olajša vodenje takih računov.