Predloga zbirke podatkov za Excel
V sodobnem svetu imamo na voljo veliko programske opreme za delo z bazo podatkov. Končna analiza celotne sofisticirane programske opreme bo narejena samo s preglednicami. Če ste majhno podjetje in si ne morete privoščiti sodobne programske opreme, potem ne skrbite, saj lahko v sami preglednici excel zgradimo bazo podatkov o vaših poslovnih podatkih. Navsezadnje se postavlja vprašanje, kako lahko zgradimo bazo podatkov v preglednici excel? V današnjem članku vam bomo pokazali način gradnje predloge zbirke podatkov excel.
Kako ustvariti predlogo zbirke podatkov za Excel?
Spodaj je nekaj primerov ustvarjanja predloge baze podatkov v Excelu.
To predlogo zbirke podatkov Excel lahko prenesete tukaj - Predloga zbirke podatkov ExcelPrimer # 1 - Ustvarjanje predloge prodajne baze podatkov
Prodaja je način ustvarjanja prihodkov za podjetje. Finance imajo ključno vlogo pri nemotenem poslovanju podjetja. Tudi sledenje prodajnih evidenc je zelo pomembno. Zdaj bomo pokazali, kako v Excelu zgraditi predlogo »Baza podatkov o prodaji«.
1. korak: Ko pride do posla ali poslovnega predloga, se moramo odločiti o vrsti elementov, ki jih moramo zabeležiti kot del prodaje. Če imate na voljo vse vrste informacij, je na splošno dobra izbira, če pa se podatki lahko sestavijo na vaš neželen seznam, potem odpravite nepotrebne.
V splošnem pogledu sem spodaj navedel splošne naslove.
2. korak: Zdaj lahko na podlagi naslova začnemo izpolnjevati podatke pod ustreznim naslovom. Spodaj sem izpolnil nekaj vzorčnih podatkov.
Eno od pravil za bazo podatkov palcev je, da mora biti v obliki tabele v Excelu, vsaka tabela pa mora imeti svoje edinstveno ime.
Medtem ko ustvarjamo bazo podatkov, ko so glave podatkov popravljene, moramo pretvoriti format v tabelo. Torej v Excelu to moramo pretvoriti le v tabelo.
Za izdelavo tabele moramo upoštevati določene predpise. Spodaj so določena pravila.
Zapisi baze podatkov ne smejo vsebovati praznih vrstic in praznih stolpcev.
Takšne oblike baz podatkov so nevarne, zlasti kadar imamo ogromno zapisov, s katerimi lahko delamo.
Eden od razlogov, da se izognemo tem praznim vrsticam in stolpcem, je tehničnost preglednice. Tabela trenutek prepozna prazno vrstico ali prazen stolpec, za katerega domneva, da je konec zbirke podatkov, in vodi do napačnega povzetka števil.
3. korak: Če želite ustvariti tabelo, postavite kazalec znotraj podatkov in pritisnite Ctrl + T, da odprete pogovorno okno za ustvarjanje tabele.
V tem oknu preverite, ali je potrditveno polje »Moja tabela ima glave« označeno, ker ima naša baza podatkov glave, sicer Excel obravnava glave samo kot del podatkovnih zapisov.
4. korak: Zdaj je vaša tabela videti kot spodaj.
Ker je ustvaril tabelo s svojo barvo in oblikovanjem tabele.
Spremenimo lahko privzeti slog tabele. Postavite kazalec v tabelo, da se na traku prikaže nov zavihek kot »Oblikovanje«. V razdelku »Oblikovanje« lahko vidimo veliko možnosti.
Pod Slogi tabel izberite vrsto sloga tabele, ki jo želite uporabiti v zbirki podatkov.
Nato moramo po izdelavi tabele poimenovati tabelo, da ji damo enolično ime. V razdelku Dizajn lahko tabeli damo ime.
Zdaj se lahko na to bazo podatkov sklicujemo z imenom te tabele “SalesRecords” .
Ker je baza podatkov v obliki tabele, bodo vsi novi zapisi, vneseni pod zadnjim zapisom, posodobljeni na to tabelo.
Na zgornji sliki sem naslednjo serijsko številko vpisal kot 12, če zdaj pritisnem tipko Enter, bo ta vrstica pripeljala samo do tabele.
Tako kot v preglednici excel lahko tudi sami ustvarimo svoje zbirke podatkov.
2. primer - Predloga Excel za zbirko podatkov o strankah
Ustvarjanje baze podatkov excel predloge strank je zelo pomembno za vsako podjetje. Medtem ko ustvarjamo predlogo zbirke podatkov v Excelu, je pomembno, da se odločimo, kakšne informacije moramo zbrati glede strank.
Spodaj so navedene splošne podrobnosti, ki jih običajno zbiramo glede strank.
Izpolnite podrobnosti glede na naslove.
Podobno ustvarite obliko tabele za bazo podatkov.
Med zbiranjem nadaljujte z vnosom podatkov o stranki in tabela se samodejno širi, ko se baza podatkov poveča.
Stvari, ki si jih je treba zapomniti
- Vedno je dobra praksa, da podatke vzdržujete v obliki tabele, ker je z uporabo oblike tabele mogoče samodejno sklicevanje na katero koli dodajanje in brisanje vrstic in stolpcev.
- Tabeli vedno dajte edinstveno ime.
- Če ste dobri v MS Accessu, naložite datoteko v MS Access.