Računovodske kontrole so postopki in metode, ki jih podjetje uporablja za zagotovilo, veljavnost in točnost računovodskih izkazov, vendar se te računovodske kontrole uporabljajo za skladnost in kot zaščito za podjetje ter neupoštevanje zakonov, pravil in predpisi.
Kaj je računovodski nadzor?
Računovodski nadzor je ukrep in nadzor, ki ga sprejme organizacija in vodi do večje učinkovitosti in skladnosti v celotni organizaciji ter zagotavlja točnost računovodskih izkazov, kadar so predstavljeni revizorjem, bankirjem, vlagateljem in drugim zainteresiranim stranem.
V organizaciji se uporabljajo različne vrste nadzora. Prav tako ni neposredne politike nadzora, ki bi veljala za vsako organizacijo. Uporaba kontrol za vsako organizacijo je zasnovana in izvedena tako, da ustreza njenim potrebam, vrsti posla, težnjam, ciljem in drugim smernicam.
Vrste računovodskih kontrol
Obstajajo tri glavne kategorije računovodskih notranjih kontrol.
# 1 - Detektivske kontrole
Kot že ime pove, so ti nadzorni elementi vzpostavljeni za odkrivanje kakršnih koli neskladnosti in odstopanj od veljavnih pravilnikov. Služi tudi namenu preverjanja integritete.
Na primer - presenetljivo preverjanje dejanskega stanja gotovine pri blagajni in stanje gotovine po računih bo zagotovilo, ali blagajnik svoje delo opravlja natančno ali ne. Lahko odraža tudi kakršno koli napako pri knjiženju računovodskih izkazov. V računalniškem okolju, kjer je število ogromno in sistem konča obdelavo računov do konca, bomo v teh primerih morda želeli postaviti testni račun in mu slediti do dokončanja računov, da ugotovimo, ali daje želeni rezultat. in je skladen s predpisi.
Na enak način bo primerjava dejanske fizične zaloge v skladišču in zaključne zaloge po knjigah pokazala, ali obstaja težava pri obdelavi zalog, morebitne krade ali običajna izguba. Tudi preverjanje, ali so vsa sredstva v knjigah fizično prisotna, zagotavlja varnost sredstev.
Zdaj smo s primeri razumeli, da se nadzorni nadzor uporablja nepravilno in je bolj revizijske narave za ugotavljanje napak ali neskladnosti.
# 2 - Preventivni nadzor
Kontrole se izvajajo vsak dan v organizaciji, da se najprej preprečijo napake ali neskladja. Lahko rečemo, da gre za pravila, ki se jih mora vsak član organizacije držati pri vsakodnevnem delu.
Na primer - v računovodskem okolju, ko oseba rezervira račun, gre drugi osebi v medsebojni pregled in odobritev. Ko je račun obračunan, plačilo izvede druga ekipa. To se imenuje ločevanje dolžnosti in zagotavlja, da ena oseba vsak dan nima nadzora nad rezervacijo in plačevanjem računov.
Vrtenje delovnih mest je klasičen primer preventivnega nadzora. V veliki organizaciji ali na kritičnem mestu se osebje redno premešča, da se zagotovi, da katera oseba dlje časa nima dostopa do podatkov ali sredstev, kar zagotavlja, da se oseba ne vmešava v tatvine ali nezakonito dejavnosti.
V računalniškem okolju je dnevno varnostno kopiranje podatkov v oblaku tudi preventivni nadzor, da se prepreči izguba podatkov.
# 3 - Korektivni nadzor
To so krmilniki, ki prihajajo na pomoč, kadar preventivni in detektivski kontrolniki ne uspejo preprečiti napake. V računovodskem okolju je objava popravka ali popravka primer korektivnih kontrol. Ko se knjige zaključijo po poslovnem letu in revizorji najdejo težavo, ki jo je treba odpraviti. Del popravljalnega nadzora je tudi odprtje finančnih letopisov in izvajanje popravkov, ki jih zahteva revizor.
Na primer - Računovodja je med objavo vpisa v knjigi bremenil g. Toma namesto g. Roberta za 500 USD. V tem primeru se poskusno stanje še vedno strinja in kasneje pri preverjanju knjig je bila ugotovljena ta napaka. Vnos popravka bo bremenil g. Roberta in g. Toma, vsakega za 500 USD. To se imenuje korektivni nadzor.
Primeri računovodskega notranjega nadzora
Spodaj so navedeni primeri računovodskih kontrol.
- Ločitev nalog - obdelovalec in odobritelj morata biti različna človeka.
- Vsem zaposlenim je treba zagotoviti neodvisen uporabniški ID in gesla.
- Izvesti je treba fizično preverjanje zalog in sredstev.
- Treba je opraviti uskladitev bank in druge poskusne uskladitve stanja.
- V zvezi s potekom postopka je treba izdelati dokumente standardnega operativnega postopka.
- Presenetljivo preverjanje stanja drobnega blaga in blagajne.
Prednosti računovodskih notranjih kontrol
Spodaj je nekaj prednosti računovodskih kontrol.
- Dnevnik dejanj identificira osebo, odgovorno za kakršno koli napako.
- Natančnost računovodskih izkazov in uporabe sredstev
- Učinkovita uporaba virov za predvideni namen
- Koristno pri olajševanju revizije
- Močan temelj za pomembnejšo rast
- Ugotovitev in odprava ugotovljenih neskladnosti
- Prihranek stroškov in virov
Slabosti računovodskih notranjih kontrol
Spodaj je nekaj pomanjkljivosti računovodskih kontrol.
- Včasih za zaposlene draži in zahteva veliko časa
- Visoki stroški vzdrževanja nadzora in standardov
- Previsoka za računovodske izkaze in revizijo
- Podvajanje dela
Bistvene točke, ki jih je treba opozoriti na spremembe v računovodskem nadzoru
- Vsaka sprememba enega procesa vpliva na drugega.
- Spremembe se ne sme izvajati sredi obračunskega obdobja, saj bo vplivala na tok transakcije.
- O vseh spremembah je treba obvestiti revizorje.
- Kakršno koli spremembo je treba tudi dokumentirati in dobro sporočiti vsem zainteresiranim stranem.
- To bi moralo biti stroškovno učinkovito.
Zaključek
Računovodske notranje kontrole niso nedavni razvoj dogodkov, ki obstajajo že dolgo. Najpomembnejša prednost računovodskih kontrol je, da vrača vero širši javnosti v javne družbe, ki kotirajo na borzi. Po škandalih z visoko vrednostjo v ZDA s strani podjetij, kot sta Tyco in Enron, je zbudila zaupanje širše javnosti v računovodski sistem.
SOX je znan tudi kot zakon Sarbanes-Oxley, ki ga je Kongres Združenih držav Amerike sprejel za zaščito zainteresiranih strani pred kakršnimi koli škandali v podjetjih. Zaradi tega morajo organizacije slediti smernicam podjetja o razkritju in drugim zahtevam. Tu gre za to, da so računovodske kontrole danes sestavni del vsake organizacije, brez katere je računovodski sistem kot avtomobil brez zavor in se nihče noče peljati s takim avtomobilom. Zato je nujno, da mora vsaka organizacija, ki si prizadeva za rast in izboljšanje, imeti trden računovodski nadzor.